Dare dei feedback negativi, soprattutto in un contesto lavorativo, non è mai semplice. Pensiamo ad una situazione nella quale, ad esempio, un datore di lavoro deve fornire un feedback che non è positivo ai propri dipendenti. Come comportarsi in questi casi per non ferire nessuno?
Ci sono alcune regole che devono essere tenute in considerazione se si ha la necessità di dare dei feedback negativi e allo stesso tempo non si vuole risultare critici e scortesi nei confronti delle persone che collaborano con noi. Vediamo di saperne di più su come agire in queste situazioni.
Cos’è il feedback
Partiamo dal principio e cerchiamo di stabilire che cosa intendiamo quando parliamo di feedback negativi e di feedback in generale. Si tratta di un messaggio che viene fornito da una persona ad un’altra, un mezzo di comunicazione molto importante che permette di ottenere un certo riscontro relativamente ad una prestazione, anche in ambito lavorativo.
Dare un feedback è, quindi, davvero importante, perché si può mettere in atto uno specifico comportamento di rinforzo, nel caso di un messaggio positivo, o una modifica, nel caso di un feedback negativo. Naturalmente non si può ridurre tutto a questi concetti, perché la situazione è molto complessa e ci sono dei risvolti psicologici da non trascurare.
Perché i feedback negativi sono importanti
Di certo non è bello ricevere un feedback negativo, specialmente in un contesto lavorativo. Ma lo stesso si può dire anche da parte di chi il feedback lo dà: è una situazione spiacevole in generale da affrontare. Come fare, quindi, per evitare di ferire qualcuno con un riscontro non positivo?
Per non urtare la sensibilità di nessuno bisogna ricordarsi di alcune regole ben precise. Questo non significa ovviamente che è possibile soprassedere ad alcune situazioni o ad alcune mancanze. Dare un feedback negativo a volte è necessario, ma è sempre opportuno fare questa operazione tenendo conto di alcune buone pratiche da seguire.
Dobbiamo ricordare, infatti, che a volte ricevere dei feedback negativi potrebbe determinare il non sentirsi apprezzati adeguatamente nell’ambito lavorativo. Ovviamente è sempre preferibile avere un datore di lavoro che fornisce dei consigli e dei suggerimenti ai dipendenti invece che un capo che non dà alcuna direttiva per contribuire al miglioramento dell’azienda stessa.
Insomma, la realtà consiste nel fatto che sbagliare aiuta a migliorare, anche dopo aver ricevuto un riscontro che non risulta molto positivo. Andiamo, quindi, a vedere quali sono le regole da seguire per dare dei feedback di questo tipo senza urtare la sensibilità dei dipendenti al lavoro.
Gli incontri e il carattere essenziale dei feedback
Sapere come agire è importante. Per prima cosa non bisognerebbe aspettarsi troppo in poco tempo. Alcuni dipendenti, infatti, potrebbero non comprendere immediatamente che quella che si rivolge a loro è una critica costruttiva. Per questo bisognerebbe sempre dare il tempo necessario, considerando che si tratta di un processo graduale, che può portare a dei miglioramenti soltanto nel corso del tempo.
Discutere con i dipendenti dell’importanza di feedback, anche di quelli negativi, potrebbe permettere la creazione di un clima maggiormente disteso. All’interno di un luogo di lavoro si dovrebbe sempre affermare quella che dagli esperti viene definita “cultura del feedback”, un modo per dire che tutti dovrebbero essere a conoscenza di quanto siano fondamentali i riscontri forniti dal datore di lavoro, per migliorare la produttività e per aiutare a crescere, anche dal punto di vista lavorativo.
È possibile anche mettere in atto degli specifici incontri, che potrebbero essere effettuati con una cadenza periodica e regolare, per potenziare proprio quella che è stata chiamata cultura dei feedback. L’obiettivo di questi incontri consiste nel considerare l’importanza di agire mettendo in atto un vero e proprio scambio di pareri, con lo scopo di migliorare il lavoro all’interno dell’azienda stessa, nella quotidianità dell’attività.
La capacità di auto critica e della razionalità
Fornire a tutti l’opportunità di fare auto critica è fondamentale. Infatti, secondo quanto sostengono gli esperti, sarebbe davvero importante permettere ai dipendenti di fornire una specifica versione dei fatti in merito ad un certo comportamento.
Esaminare la situazione in modo oggettivo e razionale può essere un ottimo modo per comprendere quali sono i passaggi che sono stati condotti in modo non preciso. In questo modo i dipendenti, con una specifica auto critica, potranno comprendere se hanno effettuato degli errori e come si può agire per correggerli in poco tempo, a beneficio dell’attività lavorativa.
Essere capaci di cambiare opinione
Un punto fondamentale, però, è quello relativo al fatto che non bisognerebbe mai agire con la fretta. Non tutti i dipendenti, infatti, reagiscono allo stesso modo in presenza di feedback negativi. Per questo motivo in certe situazioni sarebbe meglio analizzare bene il contesto e comprendere se è possibile fornire un feedback senza determinare ulteriori problemi o difficoltà in ambito lavorativo.
Naturalmente un datore di lavoro che fornisce un determinato feedback deve essere consapevole di poter essere in errore. Insomma, non bisogna pretendere di avere a tutti i costi ragione, perché potrebbero emergere delle situazioni che spostano la realtà dei fatti verso altre situazioni. Per questo motivo è essenziale cercare di non mostrare sempre di avere ragione a tutti i costi, ma anzi è importante essere disponibili a cambiare idea.
Poter cambiare opinione non vuol dire mostrarsi deboli agli occhi dei dipendenti, ma dimostra un grande senso di razionalità e di precisione, che portano all’umiltà anche nel contesto lavorativo, oltre che in quello personale.
Dare la possibilità di ricevere un feedback dopo il feedback
Un modo importante per mostrarsi animati da buone intenzioni potrebbe consistere nella possibilità di chiedere un determinato feedback, dopo aver fornito un riscontro. Quindi sarebbe essenziale chiedere un feedback da parte dei dipendenti dopo aver dato un feedback negativo.
Chiediamoci sempre se siamo stati abbastanza chiari o se abbiamo rispettato tutti e allo stesso tempo poniamo queste domande anche ai dipendenti, ai quali abbiamo fornito un feedback. In questo modo ci mostreremo all’altezza della situazione e affronteremo tutti dando ai dipendenti la possibilità di esprimere la loro opinione.
Le persone devono avere sempre la possibilità di comprendere cosa è successo in un determinato momento nel contesto lavorativo. Per questo un bravo datore di lavoro non si deve limitare soltanto a fornire dei feedback o dei messaggi, ma dovrebbe anche cercare di comprendere quando è arrivato il momento di farsi un po’ da parte, per evitare eventuali contrasti tra i colleghi di lavoro.
